Rechnung = Bezahlung noch offen
= Rechnungsbetrag soll direkt vom Kontingent bezahlt werden
Hinweis: In vielen Fällen bekommt ihr eine Rechnung, weil ihr vorher in Delegation (des Ringvorstands) einen Vertrag abgeschlossen habt. Dieser Vertrag muss vor der Rechnung in Moss eingereicht und freigegeben werden, siehe Verträge / Einkäufe.
Rechnungsadresse
Rechnungen/Buchungen müssen immer auf den rdp ausgestellt werden. Die Rechnungsadresse für eine Unterkunftsbuchung könnte z.B. so aussehen:
Ulrich Iksinski WSJ27 Unit T1
Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp)
Chausseestraße 128/129
10115 Berlin
Dann ist klar, dass es ums Jamboree in Polen und konreter um die Unit T1 geht.
Wertgrenzen und Freigaben
- Rechnung mit Vertrag (Einkauf): Wenn der Rechnungsbetrag innerhalb der Freigabe des Einkaufs liegt, ist keine neue Freigabe mehr erfoderlich und die Rechnung muss nur durchs Finance team geprüft werden, bevor sie bezahlt werden kann. Wenn mit der Rechnung der freigegeben Rahmen überschritten wird (auch wenn nur um einen Cent), dann muss die Rechnung neu freigegeben werden. Kontaktiert unbedingt das Finance Team, wenn der Einkauf einen Betrag von unter 2.000€ hatte und durch die Rechnung 2.000€ überschritten werden.
- Rechnung ohne Vertrag (Einkauf): Die Rechnung muss nach den in Moss hinterlegten Regeln freigegeben werden, bevor der Rechnungsbetrag überwiesen werden kann. Bei einem Rechnungsbetrag von ≥ 2.000€ muss eine Vergabedokumentation angehängt werden.
Rechnung einreichen in Moss
Du kannst eine Rechnung auf der Moss Website einreichen:
Im folgenden Dialog könnt ihr Rechnung(en) einreichen. Typischerweise werdet ihr nur eine Rechnung auf einmal einreichen. Für jedes Dokument wird in Moss eine neue „Rechnung“ angelegt. Wenn ihr für eine Rechnung mehrere Dokumente oder Belege habt, gibt es später die Gelegenheit die weiteren Dokumente hinzuzufügen.
Nach dem Hochladen folgt das Hauptformular zum einreichen von Rechnungen (screen-shot folgt weiter unten)
Wichtig: Wenn euch Angaben fehlen oder unklar sind (z.B. Kreditor, siehe unten), dann fragt das Finance Team unbedingt, bevor ihr die Rechnung zur Überprüfung einreicht (Telegram, Kommentar-Funktion in Moss). Einige Angaben können später im Prozess nicht mehr korrigiert werden.
- Kreditor: Bei wem ihr einkauft / die Unterkunft bucht. Der Name Kreditor kommt von Kredit, da in den meisten Fällen der Kreditor uns implizit einen Kredit gibt, bis wir die Endrechnung beglichen haben. In Moss ergibt sich aus dem Kreditor, auf welches Konto die Kosten für die Unterkunft überwiesen wird. Gebt auf keinen Fall einen falschen Kreditor ein!
- Betrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Liederdatum: Ihr seid dafür verantwortlich zu prüfen, dass die Felder von Moss korrekt aus der Rechnung ausgelesen wurden. Insbesondere natürlich der Betrag.
- Buchungstext: Eine kurze Beschreibung (bitte maximal 60 Zeichen) des Vorgangs.
- Sachkonto: Das passende Sachkonto auswählen oder leer lassen.
- Kostenstelle: Meist eure Unit-Kostenstelle
- Sphäre: Immter 3 Zweckbetrieb
- Zahlungsdetails: Das Finance Team kann den Verwendungszweck später bearbeiten, gebt uns bitte Bescheid, wenn da was besonderes beachtet werden muss.
- Bestellung: Der zugehörige Einkauf (wenn es einen getrennten Vertragsabschluss gab, z.B. bei einer Hausbuchung oder dem Abschluss einer Versicherung). In vielen Fällen kann Moss die Rechnung direkt richtig dem Einkauf zuordnen.
- Dokumente: Hier könnt ihr noch weitere Dokumente oder Belege hinzufügen. Bei einer Rechnung ohne zugehörigen Einkauf mit Betrag >2.000€ müsst ihr hier die Vergabedokumentation anhängen.
- Absenden: Die Rechnung dem Finance Team zur Überprüfung vorlegen. Wenn die Überweisung dringend ist, sagt uns bitte extra Bescheid.
