Buchen & Abrechnen

Allgemein

  • Ab April 2026 müssen Rückerstattungen und Verträge über Moss abgewickelt werden.
  • Sollte eine Haushaltssperre verhängt werden (von Daffi als Head of Finance oder vom rdp Vorstand), dürft ihr ohne Absprache mit dem Finance Team keine Ausgaben mehr Tätigen und keine Verträge abschließen.

Fristen

  • Abrechnungen können nur bis zum 30.11.2027 eingereicht werden
    (Empfehlung: Unit-Nachtreffen bis spätestens 27.10.2027 durchführen)
  • Rückerstattungen müssen innerhalb von 4 Wochen nach der Ausgabe bzw. der Veranstaltung (z.B. bei Ausgaben zu Unit-Treffen) eingereicht werden. Bei späterer Einreichung verfällt der Anspruch auf Erstattung.
  • Belege zu Kartenzahlungen mit einer Moss-Karte müssen umgehend eingereicht werden. Nach zwei Tagen wird die Karte automatisch gesperrt.
  • Rechnungen müssen früh genug eingereicht werden. Das Finance Team sollte im Idealfall nach erfolgter Freigabe zwei Wochen Zeit haben, die Rechnung zu begleichen.

Freigaben & Wertgrenzen

Über kleine Ausgaben aus euren Unit-Budget entscheidet ihr selber, solange ihr euch an die allgemeinen Regeln haltet. Bei größeren Ausgaben bzw. Ausgaben, die im Bereich anderer Kostenstellen liegen, müssen diese freigegeben werden. Ab bestimmten sogenannten Wertgrenzen vergrößert sich der Kreis der Menschen, die freigeben müssen. Formal sind die Minimal-Anforderungen an Freigaben in der Jamboree Finanzordnung beschrieben. Die in Moss hinterlegten Freigaberegeln sind so konfiguriert, dass wir mit dem Durchlaufen der Freigaben in Moss diese Anforderungen erfüllen. Grob sind für euch folgende Wert-Bereiche interessant:

WertbereichBeschreibung
Unter 800 €Kein 4-Augen Prinzip erforderlich
800 € – 2.000 €Freigabe ohne Vergabedokumentation
2.000 € – 10.000 €Freigabe mit Vergabedokumentation
Über 10.000 €Beim Finance Team anfragen

Kostenstellen

Der Gesamt-Haushaltsplan des German Contingents teilt sich auf viele Kostenstellen auf. Die folgende Übersicht zeigt die Kostenstellen, die ihr als Unitleitungen am häufigsten verwenden werdet:

  • <Unit-Nummer> Unit <Unit-Nummer> – Die Kostenstelle für euer Unit-Budget (z.B. T1 für Unit T1)
  • 3500 Unit Treffen Reisekosten – An- und Abreise der Unit-Wochenenden
  • 3800 UL-Team-Wochenende – Alle Ausgaben rund um eure UL-Team-Kennenlernwochenende
  • 3600 UL-CMT-Treffen – An- und Abreise zum UL-CMT-Treffen (Alle-alle Treffen)

Unterkunft Buchen / Verträge

Siehe Verträge

Bei allen Vertragsabschlüssen muss das Finance Team informiert werden. Das gilt unabhängig von Wertgrenzen. Falls eine Vergabedokumentation bzw. Freigaben notwendig sind, müssen diese vor Vertragsabschluss bzw. Leistungsvergabe schriftlich beim Finance Team vorliegen.

Legt zur Information und Dokumentation einen Einkauf (siehe Verträge) in Moss an.

↗ Reisekosten

Sachkosten

  • Alkohol, Nikotin und andere Ausgaben, die nicht zur Jugendarbeit passen, dürfen selbstverständlich nicht abgerechnet werden.
    Hinweis: Eine kleine Menge Wein zum kochen ist OK und gibt erfahrungsgemäß auch keinen Ärger bei der Kassenprüfung.
  • Restaurant-Besuche müsst ihr gut abwägen. Diese Ausgaben werden nur erstattet, wenn sie zum Unit Programm passen.
    Beispiele: Ein Steakhaus-Besuch beim Vorbereitungstreffen muss nicht sein und wird nicht erstattet. Ein Besuch mit der Unit bei einem Polnischem Imbiss auf der Vortour um ein Traditionelles Gericht zu essen wird natürlich erstattet.
  • Trinkgelder können nicht abgerechnet werden. Bei einer Rückerstattung müsst ihr sie rausrechnen. Eine Kreditkartenzahlen mit Trinkgeldern müsst ihr dem Contingent erstatten (ihr könnt dann ggf. die Rechnung ohne Trinkgeld als Rückerstattung einreichen)

Pfand

Bei nicht bezuschussten Ausgaben musst Pfand nicht abgezogen werden, wenn die Summe des Pfands nach Einschätzung vom Finance Team nicht übermäßig groß ist.

Nicht bezuschusst?

Pfand ist nicht förderfähig. Das heißt, Pfand darf nicht abgerechnet werden, wenn wir als Contingent oder ihr als Unit Zuschüsse beantragt.

Beispiel: Wenn ihr als Unit regionale Zuschüsse für ein Unit-Wochenende beantragt, dann darf Pfand nicht Teil der Ausgaben sein, die ihr angebt. Auch dann nicht, wenn ihr die Ausgaben dem Zuschussgebern nur angebt und gegenüber den Zuschussgebern keine Belege einreicht!

Als Contingent werden wir nach aktuellem Stand weder für das Jamboree als Gesamtmaßnahme noch für einzelne Treffen von Bundesebene bezuschusst werden, d.h. eure UL-Team-Treffen sind in aller Regel nicht bezuschusst und eure Unit-Treffen sind dann bezuschusst, wenn ihr Zuschüsse beantragt.

Übermäßig viel Pfand?

Wenn du einen Kassenbon mit Pfand einreichst, dann müsstest du eigentlich den Pfand abziehen, da du ja den Pfand später wieder zurück bekommst. Nicht zu viel Pfand abzurechnen ist also auch eine Frage der Fairness und des sorgsamen Umgangs mit Teilnahme-Beiträgen. Als Finance Team wollen wir Erfahrungen sammeln und nicht über-regulieren. Deswegen gibt es erst einmal keine festen Grenzwerte, was wir als übermäßig verstehen.

Beispiele: Ein paar (nicht-alkoholische) Getränke-Flaschen mit Pfand für ein UL-Team Treffen ist gar kein Problem. Mehrere Getränkekästen wird dann schnell übermäßig (Faustformel: Nicht mehr als eine Flasche pro Teilnehmer*in!). Der komplette Pfand für alle Gasflaschen fürs Kontingentslager wäre definitiv übermäßig.

Warum muss Pfand nicht immer abgezogen werden?

Viele von uns kennen das Pfand-Runterrechnen als selbstverständliche Praxis im Pfadi-Umfeld. Das ist auch sinnvoll, wenn wir mit Papierbelegen arbeiten und ein großer Teil der Veranstaltungen bezuschusst werden. Das bedeutet in der Praxis aber auch, dass Zeit und Geld investiert werden muss, um das auch zu überprüfen. Dabei geht es in den meisten Fällen nur um ein paar Cents. Wenn ihr mit eurer Moss-Karte bezhalt, dann können wir Pfand gar nicht abziehen, die Rechnung ist ja schon bezahlt, wenn ihr den Kassenbon einreicht. D.h. ihr müsstet dann dem Jamboree Geld überweisen. Im Jamboree-Rahmen bedeutet das alles u.a. bezahlte hauptberufliche Arbeit, während nur wenige Teil-Veranstaltungen bezuschusst werden. D.h. wenn wir Pfand grundsätzlich immer abziehen, gehen wir nicht besonders wirtschaftlich mit Teilnahmebeiträgen um.