Einleitung
Das uns zur Finanzierung des German Contingents zur Verfügung stehende Budget besteht fast ausschließlich aus Beiträgen der Teilnehmenden (Youth Participants). Du musst in deiner Unit dafür sorgen, dass diese Mittel möglichst optimal eingesetzt werden. Darüber hinaus darf das Jamboree nicht mit einem Defizit abschließen und die Verwendung des Geldes muss nachvollziehbar, im Sinne der Buchführung ordnungsgemäß und gesetzeskonform sein.
Die folgenden Regeln geben in gekürzter und vereinfachter Form die Regeln der offiziellen Finanzordnung fürs German Contingent zum World Scout Jamboree 2027 in Polen wieder. Bei Wiedersprüchen gilt die offizielle Finanzordnung. Die Finanzordnung soll sicherstellen, dass die Abrechnung möglichst übersichtlich, praktikabel und ordnungsgemäß erfolgt. Sie gibt dir als Unit Leader im German Contingent zum World Scout Jamboree viel Freiraum und Verantwortung aber auch die Pflicht, entsprechend zu handeln.
Finanzverantwortung
Mandat der Head of Contingents (HoCs)
Oberstes Entscheidungsgremium in Finanzfragen ist der Ringvorstand. Die Head of Contingents (HoCs), also Caro, Ines und Fox haben ein Mandat zur Freigabe von Rechnungen, Überweisungen und den Abschluss dafür nötiger Verträge.
Head of Finance
Der Head of Finance im Contingent (Daffi) wurde vom Ringvorstand berufen und ist verantwortlich für die kontinuierliche Überwachung der Finanzsituation des German Contingents.
Ersatzpflicht bei schuldhaften Entscheidungen
Wenn du entgegen den Vorschriften in der Haushalts- und Finanzordnung des rdp und der Finanzordnung fürs German Contingent zum World Scout Jamboree 2027 in Polen schuldhaft eine Entscheidung trifft, durch die eine Zahlung notwendig wird, bist du persönlich ersatzpflichtig. Gleiches gilt, wenn du trotz der Anzeige, dass eine Haushaltsposition erschöpft oder gesperrt ist, Entscheidungen triffst, durch die eine Zahlung notwendig wird. Die Ersatzpflicht tritt nicht ein, wenn du zur Abwendung einer drohenden Gefahr sofort handeln musstest und hierbei nicht über das vertretbare Maß hinausgegangen bist.
Haushaltssperre
Die Covid-Pandemie und das vorzeitige Ende des Jamborees in Südkorea aufgrund eines Taifuns hat uns gezeigt, dass die Vorbereitung oder Durchführung eines Jamborees durch nicht eingeplante Faktoren stark beeinflusst werden kann. Weiterhin gibt es noch eine Reihe bekannter Variablen, die sich erst im Laufe der Vorbereitung klären werden. Dies sind insbesondere die Wechselkursentwicklung zum polnischen Złoty (PLN) und die allgemeine Preisentwicklung. Daffi als Head of Finance oder der Ringvorstand können daher jederzeit eine Haushaltssperre fürs Contingent verhängen. Dann darfst du keine noch nicht freigegebenen Ausgaben tätigen oder planen. Ausgaben kannst du dann nur nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe durch das Finance Team (FIN) tätigen. In besonderen Situationen kann auch eine Haushaltssperre für einen Teil der Kostenstellen ausgesprochen werden.
Der Jamboree-Haushalt
Für das German Contingent gibt es einen eigenen Haushalt, in dem Erträge und Aufwendungen nach Kostenstellen aufgeführt sind. Das Finance Team informiert, wenn eine Kostenstelle überzogen wird oder dies absehbar ist. Unter Umständen werden Zahlungen eingestellt und erst nach Klärung die Zahlungen fortgesetzt.
Die Schlussrechnung des Haushaltes soll spätestens zum 31.12.2027 vorliegen.
Kostenstellen-Verantwortliche
Der Gesamt-Haushaltsplan des German Contingents teilt sich auf viele (ca. 80) Kostenstellen auf. Jeder Kostenstelle wird eine verantwortliche Person zugeordnet. Die*der Finanzverantwortliche Unit Leader in deinem UL-Team ist die verantwortliche Person für eure Unit-Kostenstelle.
Unit-Budgets
Für deine Unit wird ein Budget zur Verfügung gestellt aus dem ihr die Sachkosten der Unit-Vorbereitung (also Unterbringung, Verpflegung und Materialkosten) und die Reise- und Sachkosten der Tour bestreiten müsst.
Für die Reisekosten der Vorbereitung und ggf. die zentral organisierte Anreise nach Polen (bzw. Abreise aus Polen) gibt es gesonderte Budgets, die nicht individuell deiner Unit zugeordnet sind.
Dadurch haben alle Units unabhängig von der Verteilung der Teilnehmenden und der Entfernung nach Polen das gleiche Budget für ihre Vorbereitung. Das ist eine bewusste Maßnahme mit der Units entlastet werden, die nicht sehr regional organisiert werden konnten (meist im Norden/Osten).
Aufwandsspenden aus dem Verzicht auf Erstattung solcher Reisekosten zum Zweck der Förderung der Unit sollten im Regelfall abgelehnt werden, da mit diesem Mechanismus künstlich Geld von einem Allgemein-Budget in ein spezielles Unit-Budget transferiert wird.
Als Unit Leader müsst ihr bei der Planung von Vorbereitungstreffen auf günstige Reisekosten achten.
Sollte deine Unit sparsam in der Vorbereitung und der Tour sein, dann könnt ihr das Unit-Budget auch für andere Unit-bezogene Sachkosten verwenden.
Abrechnungen
Wertgrenzen für Fremdrechnungen, Verträge und Investitionen
Anhand des Wertes einer Ausgabe oder eines Vertragsabschlusses wird bestimmt, welche Freigaberegeln gelten und wie die Ausgabe bzw. der Vertragsabschluss dokumentiert werden muss.
Für Wertgrenzen gilt immer der Bruttopreis/-wert (inkl. Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer – oft 19%) und generell gilt immer die Gesamthöhe des Auftrags zu betrachten, nicht die einer Einzelrechnung.
Am Beispiel der Anreise zum Kontingentslager: Hier geht es nicht um die Rechnung einer Busfahrt, oder um die Busfahrten einer Unit: Es zählt die gesamte Busanreise.
Das Finance Team hat die Freigabeanforderungen in Moss so eingestellt, dass mit den Freigaben in Moss die Anforderungen der Finanzordnung an Freigaben umgesetzt werden.
Wichtig: Die im Folgenden genannten Wertgrenzen gelten nur für Aufwände, die vom Haushalt abgedeckt sind. Bei Aufwänden, die nicht vom Haushalt abgedeckt sind, muss zuerst eine Anpassung des Haushaltes erwirkt werden. Du musst selbständig auf die Einhaltung des Unit-Budgets achten, eine automatische Überwachung durch Moss erfolgt nicht.
Bei Ausgaben ≥ 800€ muss eine Freigabe der Ausgabe / des Vertragsabschlusses durch eine andere Person erfolgen (Vier-Augen Prinzip). Ausgaben ab 800€ darfst du dir also nicht selber freigeben.
Vergabedokumentation
Bei Ausgaben ≥ 2.000 € muss vorab eine schriftliche Vergabedokumentation erstellt und das Finance Team informiert werden. Zur schriftlichen Vergabedokumentation gehören in der Regel drei (3) schriftliche Vergleichsangebote. Die notwendigen Freigaben müssen vorliegen, bevor die Ausgabe / der Vertragsabschluss erfolgen darf.
Die Vorlage für eine Vergabedokumentation findet ihr hier:
Verträge (In Moss: Einkäufe)
Das Finance Team muss vorab über alle Verträge mit Gästehäusern, Herbergen und Zeltplätzen sowie Leistungsvergaben an Druckereien und Agenturen informiert werden.
Der Abschluss von Verträgen mit einem Wert ≥ 2.000 € muss zusätzlich zu den regulären Freigaben auch vom Finance Team vorab freigegeben werden.
Investitionen
Alle über den Jamboree-Haushalt getätigten Investitionen (kein Verbrauchsmaterial) gehen in das Eigentum des Ringes deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp) über. Über die Verwendung nach dem Jamboree entscheidet der Ringvorstand.
Besonderes Augenmerk liegt hier bei Gebrauchsgütern, die ihren Nutzen nicht im Laufe der Vorbereitungszeit verlieren und Anschaffungen im Anlagen-/Investitionsbereich > 800 €. Bis 800 € gilt das vereinfachte Pool-Verfahren, in dem Anschaffungen zwar registriert, aber buchhalterisch sofort abgeschrieben werden.
Bis 150 € handelt es sich um geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
Reisekosten
Grundlage ist die rdp Reisekostenordnung und für diese wiederum das Bundesreisekostengesetz (BRKG), dessen Höchstsätze nicht überschritten werden dürfen.
Reisegenehmigung
Die Reisegenehmigung gilt als erteilt: für Mitglieder des German Contingents im Rahmen der Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung des Jamborees und für eingeladene Helfer*innen im Rahmen des jeweiligen Supports fürs German Contingent.
Alle anderen Reisen bedürfen – rechtzeitig vor Antritt – der Genehmigung durch den zuständigen HoC, bei Angestellten des German Contingents durch die*den Dienst- oder Fachvorgesetzten.
D.h.: Wenn ihr im normalen Rahmen der Unit-Vorbereitung reist, dann dürft ihr das automatisch und habt Anspruch darauf, dass euch Reisekosten im hier dargestellten Rahmen erstattet werden.
Bahn und weitere öffentliche Verkehrsmittel
Erstattet werden die entstandenen und nachgewiesenen Kosten für die Bahnfahrt 2. Klasse (einschließlich der erforderlichen Zuschläge). Vorhandene Einsparmöglichkeiten wie Mitfahrerrabatt, Bahncard, Gruppenfahrten und andere Angebote der Bahn müssen umfassend genutzt werden, wobei Angebote mit Zug- und Terminbindung nicht unter diese Regelung fallen.
Nach BRKG können entstandene Kosten für Fahrten in der 1. Klasse bis zum Preis der gleichen Fahrt in der 2. Klasse erstattet werden, d.h. wenn eine Fahrt in der 1. Klasse günstiger ist als die günstigste Fahrt der 2. Klasse, dann können die vollen entstandenen Kosten erstattet werden. Bei der Abrechnung sind die tatsächlich entstandenen Kosten und der Fahrpreis 2. Klasse nachzuweisen.
Kosten für die Anschaffung einer BahnCard oder eines Deutschlandtickets können übernommen werden, wenn dies vor der Anschaffung durch einen HoC (Caro, Ines, Fox) oder den Head of Finance (Daffi) genehmigt wurde. Das Finance Team muss vor der Anschaffung informiert worden sein.
Siehe Kauf einer BahnCard für eine Bescheibung des Prozesses.
Bei Verwendung einer BahnCard 100 können nach Freigabe durch den Head of Finance (Daffi) die Kosten getragen werden, die beim Kauf einer Fahrkarte unter Verwendung einer BahnCard 50 angefallen wären.
Wenn ein Mitglied des German Contingents mehrfach mit einer BahnCard 100 reist, kann eine Freigabe für die Dauer der Gültigkeit der BahnCard 100 erteilt werden.
Erstattet werden ferner die entstandenen und nachgewiesenen Kosten für die Nutzung weiterer öffentlicher Verkehrsmittel.
Erstattungen, z.B. aufgrund von Verspätung, müssen nicht an das German Contingent weitergegeben werden. Das verringert den bürokratischen Aufwand und entlastet ehrenamtliche Mitarbeitende, wenn sie duch Verspätungen zusätzlich Freizeit verloren haben.
Taxen und Leihwagen
Die Benutzung von Taxen ist zu vermeiden und in jedem Einzelfall zu begründen.
Leihwagen dürfen nur in begründeten Fällen nach vorheriger Genehmigung durch einen HoC oder der*dem Head of Finance angemietet werden. Das Finance Team muss vor der Ausleihe informiert werden.
PKW
Reisen mit Kraftfahrzeugen sollen grundsätzlich vermieden werden. Nur in begründeten Ausnahmefällen ist der*dem Reisenden freigestellt, statt öffentlicher Verkehrsmittel ein privateigenes Kraftfahrzeug zu nutzen. Ein begründeter Ausnahmefall liegt nur dann vor, wenn der Zweck der Reise durch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel nicht oder nur sehr erschwert erreicht werden kann oder erhebliche Materialmengen mitgeführt werden müssen. Zur Anfahrt an einen Bahnhof darf das Kraftfahrzeug grundsätzlich genutzt werden. Erforderliche Parkgebühren können in der Regel erstattet werden. Dass ein begründeter Ausnahmefall vorliegt, ist bei der Reisekostenabrechnung durch die*den Reisende*n schriftlich zu begründen.
Es werden pro mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Kilometer 0,20 € erstattet, höchstens jedoch 130,00 € (siehe §5, BRKG). Eine Entscheidung zur Nutzung des PKW im Rahmen der normalen Erstattung liegt nach Feststellung eines Ausnahmefalls bei der*m Nutzer*in.
Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, so kann die Wegstreckenentschädigung bis zu 0,30 € je zurückgelegtem Kilometer betragen. Die Deckelung auf höchstens 130,00 € kann dann aufgehoben werden. Diese Regelung kann nur nach vorheriger Begründung und vorheriger Genehmigung durch einen HoC oder die*den Head of Finance Anwendung finden. Das Finance Team muss vor der Fahrt über die Genehmigung informiert werden.
Benutzung des Flugzeuges
Flugreisen innerhalb des Bundesgebietes sowie in angrenzende Länder sollen grundsätzlich vermieden werden. Alle Flugreisen bedürfen der vorherigen Genehmigung durch das zuständige Vorstandsmitglied. Das Finance Team muss vor Antritt der Reise informiert werden.
Um der Verantwortung nachhaltigen Reisens gerecht zu werden, müssen Flugreisen möglichst vollständig kompensiert werden. Dies ist über entsprechende Angebote möglich. Bis zu 50% des errechneten Kompensationsbetrags können auch alternativ in praktische Nachhaltigkeits-, bzw. Klimaprojekte, die mit den Teilnehmer*innen durchgeführt werden, investiert werden.
Verträge
Alle Verträge sind auf den Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp), Chausseestraße 128/129, 10115 Berlin auszustellen und werden im Finance Team verwaltet. Leistungen dürfen grundsätzlich nur beauftragt werden, wenn dies im Haushaltsplan vorgesehen ist und der Rahmen des (Teil-)Budgets noch genügend Mittel umfasst. Bei Abweichungen ist Rücksprache mit dem Finance Team zu halten.
Beispiel: Ihr dürft ein Haus für ein Unit-Treffen nur dann buchen, wenn ihr euer Unit-Budget damit nicht überzieht.
Zur Ablage von Verträgen kommt das ersetzende Scannen zum Einsatz, mit dem die Verträge GoBD und DSGVO konform in einer entsprechenden Ablage gesichert werden.
Vertragsvorbereitende Arbeiten sind Eure Aufgabe. Besondere Aufmerksamkeit ist bei Regelungen zu Leistung/Gegenleistung, Gewährleistung, Haftung, Zahlungsbedingungen und Laufzeit/Kündigungsfristen erforderlich. Bei Unklarheiten oder Fragen bitte vorher mit dem Finance Team sprechen.
Delegationen zu Verträgen und Leistungsvergaben
Verträge mit Gästehäusern, Herbergen und Zeltplätzen sowie Leistungsvergaben an Druckereien und Agenturen (im Rest dieses Abschnitts kurz „Verträge“) dürfen von Unit Leadern in Delegation abgewickelt werden. Der Ringvorstand ist ermächtigt, diese Delegationen zurückzuziehen. Falls keine explizite Delegation vorliegt, müssen Verträge grundsätzlich über die rdp e.V. Geschäftsstelle abgewickelt werden. Im Falle einer Haushaltssperre werden alle Delegationen bis zum Ende der Sperre ausgesetzt. Ausnahmen regelt der Ringvorstand.
D.h.: Als ULs dürft ihr in Delegation des Ringvorstandes einen Zeltplatz fürs nächste Unit-Treffen buchen, müsst Euch aber auch an die Regeln der Finanzordnung halten, insbesondere an Eure Pflicht, das Finance Team zu informieren. Wenn ihr das nicht macht, dann habt ihr keinen Anspruch auf Ersattung.
Begriffe und Abkürzungen
| Abkürzung | Erklärung |
| WSJ | World Scout Jamboree (auch kurz „Jamboree“) |
| rdp | Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. |
| WSJRDP | Kontingent des rdp zum World Scout Jamboree 2027 in Polen (auch kurz „German Contingent“ oder „Contingent“) |
| Ringvorstand | Vorstand des rdp (Vertreter*innen von BdP, BMPPD, DPSG, PSG, und VCP) |
| HoC | Heads of Contingent = Kontingentsleitung = Caro, Ines, Fox = Vom rdp berufene Leitung des German Contingents, geborene Mitglieder im eHoC-Team |
| Head of Finance | Daffi – Von den HoCs vorgeschlagenes und vom rdp berufenes Mitglied im Contingent verantwortlich für Finanzthemen. Geborenes Mitglied des eHoC-Teams. |
| Head of Unit Support | Valle – Von den HoCs berufenes Mitglied im Contingent verantwortlich für den Unit-Support. Mitglied des eHoC-Teams. Teamlead der Unit Manager. |
| CMT | Contingent Management Team = Kontingentsteam = Zentrale Mitarbeitende im und fürs German Contingent |
| eHoC | Extended Head of Contingent = Erweiterte Kontingentsleitung = Erweiterter Leitungskreis im German Contingent, bestehend aus den HoCs, der*dem Head of Finance und weiteren von den HoCs berufenen Mitgliedern (in der Regel die von den HoCs berufenen Teamleitungen). |
| FIN | = Finance Team (Team Finanzen) im German Contingent = Kurmel, Tim, geleitet vom Head of Finance (Daffi) |
| UL | Unit Leader = Unitleitung |
| UM | Unit Manager = CMT Mitglied zur Betreuung von Units (ehemals Unitbetreuer*in) = Bernie, David, Hannah, Ki, Philipp, geleitet vom Head of Unit Support (Valle) |
| GoBD | Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html |
| PLN | Währungscode für polnische Złoty nach ISO 4217. |