Wenn ihr eine Unterkunft (Haus, Zeltplatz, …) für ein Unit-Treffen bucht, müsst ihr euch an die folgenden Regeln halten. Wir unterscheiden zwei Fälle, je nachdem ob die Unterkunft geschätzt weniger oder mehr als 2.000 € kosten wird. Dabei gelten die Gesamt-Kosten für die Unterkunft für das gesamte Unit-Treffen inkl. Verbrauch (Strom, Gas, Wasser, …), Reinigungskosten und alle weiteren Kosten, die ihr auf der Abschlussrechnung der Unterkunft findet (Getränke vom Haus, Leihgebühren für Material, usw.).
Die Regelungen auf dieser Seite gelten auch für andere Verträge, die ihr für eure Unit abschließt.
Rechnungsadresse
Rechnungen/Buchungen müssen immer auf den rdp ausgestellt werden. Die Rechnungsadresse für eine Unterkunftsbuchung könnte z.B. so aussehen:
Ulrich Iksinski WSJ27 Unit T1
Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp)
Chausseestraße 128/129
10115 Berlin
Dann ist klar, dass es ums Jamboree in Polen und konreter um die Unit T1 geht.
Voraussichtliche Kosten < 2.000 €
- Selbständig buchen
- Finance Team muss durch Anlegen einer Einkaufsanforderung in Moss informiert werden!
Ihr dürft euch selbständig Unterkünfte suchen und sie in Delegation für den rdp buchen (Wichtig: Bei Rechnungsadresse immer den rdp angeben!), d.h. eine*r aus eurem Team darf die Buchung unterschreiben. Wenn möglich, sollte das die*der finanzverantwortliche in euerem UL-Team machen.
Ihr müsst das Finance Team sofort bei Buchung informieren, dass ihr die Unterkunft gebucht habt und mit welchen Kosten ihr rechnet. Wenn die Kosten noch unklar sind, dann schätzt nach oben ab, damit nachher die Freigabe der Abschlussrechnung gut klappt. Die*der UL, der bucht (den Vertrag unterschreibt) muss den Vertrag bei Moss unter der Funktion Einkauf anfordern einreichen (s.u.)
Bei Verträgen über einen Wert von unter 800€ dürft ihr nach Absprache im UL-Team den Vertrag unterschreiben, bevor der Freigabe-Prozess in Moss abgeschlossen ist.
Voraussichtliche Kosten ≥ 2.000 €
- Vergabedokumentation erstellen
- Vor Buchung Freigaben einholen (Unit Manager und Finance Team)
Liegen die voraussichtlichen Kosten bei 2.000 € oder mehr, dann dürft ihr nicht mehr ohne vorherige Freigabe selbständig unterschreiben. Ihr müsst eine Vergabedokumentation erstellen, d.h. ihr müsst beschreiben, was für eine Unterkunft in welcher Gegend ihr gesucht habe und in der Regel müsst ihr die Angebote von drei Unterkünften vergleichen. Wenn ihr alle Dokumente gesammelt habt, dann erstellt ihr in Moss eine Einkaufs-Anforderung (s.u.) und ladet alle Dokumente hoch, am besten beginnend mit dem ausgefüllten Vergabe-Formular. Wenn der Einkauf freigegeben wurde, dann dürft ihr buchen. Wenn ihr vorher bucht, ist das Kontingent nicht verpflichtet, für die entstehenden Kosten aufzukommen.
Einkauf anfordern in Moss
Sowohl für die Information über eine gebuchte Unterkunft (Gesamt-Kosten < 2.000 €), als auch für die Einholung einer Freigabe (Gesamt-Kosten ≥ 2.000 €), fordert ihr in Moss einen sogenannten Einkauf an:
Im folgenden Auswahl-Menü dann Dienstleistungen auswählen (ihr kauft die Dienstleistung Unterkunft-Nutzung ein, ihr kauft nicht das Haus oder den Zeltplatz):
Das folgende Formular zum Einkauf von Dienstleistungen müsst ihr dann entsprechend der folgenden Erklärung ausfüllen (screen-shot weiter untern).
Wichtig: Wenn euch Angaben fehlen oder unklar sind (z.B. Kreditor, siehe unten), dann fragt das Finance Team unbedingt, bevor ihr den Einkauf zum freigeben einreicht (Telegram, Kommentar-Funktion in Moss). Viele falsche Angaben können später im Prozess nicht mehr korrigiert werden.
- Kreditor: Bei wem ihr die Unterkunft bucht. Aus dem Kreditor ergibt sich auf welches Konto die Kosten für die Unterkunft überwiesen wird. Wenn es eure Unterkunft noch nicht gibt, dann lasst das Feld leer und bittet das Finance Team, euch den passenden Kreditor anzulegen bevor ihr den Einkauf einreicht. Gebt auf keinen Fall einen falschen Kreditor ein!
- Hinweis für den Genehmiger: Kurz und knapp Was?, Wer? und Wann? beantworten, z.B.
„Haus 1. Unit-WE T1 20.-22.03.2026„ - Angebote oder andere Referenzen:
- Bei einer Unterkunft für < 2.000 € den unterschriebenen Belegungsvertrag, falls es so etwas nicht gibt, dann erklärende E-Mails usw.
- Bei geschätzten Gesamt-Kosten von ≥ 2.000 € zusätzlich das Vergabe-Formular (bitte als erstes Dokument) und ggf. andere Angebote. Der unterschriebene Belegungsvertrag wird in diesem Fall erst nach Freigabe und Vertragsabschluss später angehängt.
- Lieferdetails: „Laufender Vertrag“
- Vertragsbeginn: Buchungsdatum oder aktuelles Datum wenn unklar
- Vertragsenddatum: Vier Wochen nach der geplanten Übernachtung – bis dahin solltet ihr die Endrechnung erhalten und eingereicht haben
- Artikel: Den noch oben abgeschätzten Brutto-Betrag (d.h. inkl. Steuern). Ihr könnt mehrere sogenannte Artikel anlegen, um die Kalkulation übersichtlicher zu machen. Die hier eingegebene Aufstellung von Artikeln ist unabhängig davon, wie später Anzahlungen / Rechnungen usw. beglichen werden.
- Kostenstelle: Überlicherweise eure Unit-Kostenstelle
Anzahlung / Kaution (ohne Rechnung)
Wenn direkt mit Vertragsabschluss eine Anzahlung oder Kautionszahlung fällig wird und ihr dafür keine gesonderte Rechnung bekommen habt, dann füllt bitte die folgende Vorlage aus und reicht sie (gerne mit Vertrag noch mal angehängt) als Rechnung in Moss ein:
Wichtig: Auch eine Anzahlung, die direkt auf dem Belegungsvertrag erwähnt wird, muss noch einmal als Rechnung zum Einkauf eingereicht werden!
Endrechnung / weitere Rechnungen
Wenn ihr die Endrechung erhaltet, könnt ihr diese in Moss nach Freigabe des Einkaufs als Rechnung zu dem Einkauf einreichen.