Reisekosten

Die Jamboree-Kalkulation geht nur auf, wenn wir alle sparsam reisen. Manche Units sind flächenmäßig sehr weit von einander entfernt und auf Geld für Reisen angewiesen, deshalb müsst ihr Reisekosten immer so gering wie möglich zu halten. Plant eure Unit-Treffen wenn möglich an Orten an denen nur geringe Reisekosten anfallen und unterstützt die Organisation der Anreise eurer Youth Participants.

Viele Reisekosten-Regeln sind durch die rdp Reisekostenordnung und damit indirekt durch das Bundesreisekostengesetz vorgegeben. Das ist für den rdp wichtig, um Förderungen auf Bundesebene zu erhalten. Für uns bedeutet das, dass wir mit den manchmal unpraktischen bzw. unsinnigen Regeln umgehen müssen – als gute Pfadis trotzdem mit guter Stimmung.

Reisekosten können nicht zu Gunsten eurer Unit gespendet werden. Reisekosten können nur zu gunsten des ganzen Contingents gespendet werden.

Öffentliche Verkehrsmittel

  • Entstandene Kosten der 2. Klasse (inkl. Sitzplatzreservierung) werden erstattet. Bei längeren Strecken darf natürlich der Fernverkehr der Bahn genutzt werden (ICE & Co.)
  • Wir können die Anschaffung einer BahnCard bezahlen, wenn sich die Anschaffung rechnet. Das muss belegt werden und wenn mehrere geplante Fahrten erforderlich sind, damit sich die BahnCard rechnet, muss der Erwerb vorab beim Finance Team beantragt und genehmigt werden.

Abrechnen in Moss (Öffentliche Verkehrsmittel)

  • Im Buchungstext bitte angeben, wer und wann mit den Tickets unterwegs war. Bitte nicht einfach nur „Ticket“ oder so. Beispiele
    • „Anreise 1.VBT T1 Yvonne Iksinski 01.05.2026„
    • „RK 2.VBT T2 Yvonne Iksinski 25.-27.09.2026“ (An- und Abreise zusammen)
    • Hinweis: Der Buchungstext sollte maximal 60 Zeichen lang sein (Limit von DATEV, der Buchhaltungssoftware vom rdp)
  • Sachkonto: 66630 Reisekosten ÖPNV
  • Hinweis zur Kostenstelle: Bei Fahrten im Unit-Kontext immer die Unit-Kostenstelle wählen (wird anhand des Sachkontos vom Unit-Budget getrennt)
  • Wenn mehrere Personen mit einem Ticket unterwegs sind (Gruppen-Tickets, einige Ländertickets, …), mindestens die Zahl der Personen dokumentieren.
  • Wenn ihr zentral Tickets für die ganze Unit besorgt, könnt ihr auch eine Übersicht über die Tickets/Fahrten machen und als weiteren Beleg an alle Kartenzahlungen/Rückerstattungen/Rechnung in Moss anhängen. Das kann sehr hilfreich bei der Kassenprüfung sein (und für eure eigene Übersicht).

Fahrten mit dem PKW

PKW-Fahrten sind zu vermeiden und können über zwei Wege abgerechnet werden:

  • Es kann bei Fahrten mit dem „eigenen“ PKW (=kein Leihwagen) eine Kilometerpauschale erstattet werden. Es muss nicht im engeren Sinne dein eigenes Auto sein, es muss dein Auto sein oder dir legal ohne expliziten Vertragsabschluss für die Fahrt überlassen worden sein. In diesem Fall können weder Leihgebühren noch Tankbelege erstattet werden.
  • Nach Vorab-Genehmigung können die Ausgaben für einen Leihwagen (z.B. gemieteter Stammes-Bulli für Materialtransport) erstattet werden.

PKW-Fahrt mit Kilometerpauschale

PKW-Fahrten kannst du in Moss als Teil einer Rückerstattung einreichen. Füge dazu eine Kilometerpauschalen-Ausgabe deiner Rückerstattung hinzu.

  • Fahrten mit dem PKW müssen immer begründet werden. Fahrgemeinschaften bzw. geringere Kosten sind leider keine erlaubten Begründungen. Was die Fahrt mit dem PKW begründen kann:
    • Matrialtransport
    • Ziel ist nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
    • Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln dauert zu lange (Details mit angeben!)
  • Alle Fahrten einer Aktion (z.B. eines Unit-Wochenendes) müssen als eine Fahrt eingereicht werden.

Erstattet werden 0,20€/km – aber maximal 130€ pro Aktion (also für Hin- und Rückfahrt zusammen!)
In Moss: Kilometerpauschale PKW-Fahrt

Wenn Eltern (Onkel, Tanten, …) Youth Participants zu einem Unit-Treffen fahren, können nur die Kilometer abgerechnet werden, die der*die Youth Participant(s) im Auto saßen.
Beispiel: Die Eltern-Rückfahrt ohne YP(s) am Freitag und die Hinfahrt ohne YP(s) zum Abholen am Sonntag kann nicht abgerechnet werden.

Hinweis: Bei einer Fahrt mit dem eigenen PKW können keine Tankquittungen oder Leihgebühren abgerechnet werden.

PKW-Fahrt mit erheblichem dienstlichen Interesse

In Einzelfällen kann vorab ein erhebliches dienstliches Interesse festgestellt werden, z.B. wenn eine*r aus eurem UL-Team mit einem Kombi große Materialmengen transportiert. Dann können bis zu 0,30€/km erstattet werden und die Deckelung auf 130€ entfällt. Das geht nur nach vorheriger Genehmigung. Schreibt für die Genehmigung eine kurze E-Mail an finanzen@worldscoutjamboree.de mit folgenden Angaben:

  • Betreff: Genehmigung Dienstfahrt Unit T1 <Zeitraum der Fahrt>
  • Dauer/Zeitraum der Fahrt (z.B. 01.05.-03.05.2026)
  • Strecke (z.B. Frankfurt – Westernohe und zurück)
  • Unit
  • Begründung der Fahrt („Materialtransport Unit-Treffen T1, 20 Jurten und Kochmaterial“)

Durch die E-Mail an finanzen@worldscoutjamboree.de wird automatisch ein Helpdesk Ticket angelegt, dass durch eine sogenannte FIN-Nummer (z.B. FIN-123) eindeutig identifiziert ist. Gebt diese Nummer in Moss im Buchungstext mit an (s.u.)!

Abrechnung in Moss:

  • Kilometerpauschale: Genehmigte PKW-Fahrt (erhebliches dienstliches Interesse)
  • Buchungstext: Genehmigte PKW-Fahrt FIN-XYZ …
  • Fügt bitte ein PDF der Genehmigung als Kommentar an die Rückerstattung an.

Leihwagen (z.B. Stammes-Bulli, Gemeindebus) & Taxen

  • Die Nutzung eines Leihwagens muss vorab durch einen HOC (Caro, Ines, Fox) oder den Head of Finance (Daffi) genehmigt werden. Für die Genehmigung müsst ihr eine Abschätzung des Preises (inkl. Tanken!) mit einreichen. Ihr braucht zum Abrechnen eine Rechnung über die Auto-Miete.
  • Bei Nutzung eines Leihwagens könnt ihr dann beim Abrechnen die Auto-Miete und Tank-Belege einreichen.
  • Die Benutzung von Taxen ist zu vermeiden und in jedem Einzelfall zu begründen.
  • Ihr könnt nicht Fahrten mit einem Auto, das ihr besitzt, als Leihwagen-Nutzung abrechnen.

Flugreisen

  • Alle Flugreisen bedürfen der vorherigen Genehmigung durch das zuständige Vorstandsmitglied (Ring). Das Finance Team muss vor Antritt der Reise informiert werden.