Unterkunft Buchen
Wenn ihr eine Unterkunft (Haus, Zeltplatz, …) für ein Unit-Treffen bucht, müsst ihr euch an die folgenden Regeln halten. Wir unterscheiden zwei Fälle, je nachdem ob die Unterkunft geschätzt weniger oder mehr als 2.000 € kosten wird. Dabei gelten die Kosten für die Unterkunft das gesamte Unit-Treffen inkl. Verbrauch (Strom, Gas, Wasser, …), Reinigungskosten u.ä.
Rechnungsadresse
Rechnungen/Buchungen müssen immer auf den rdp ausgestellt werden. Die Rechnungsadresse für eine Unterkunftsbuchung könnte z.B. so aussehen:
Ulrich Iksinski WSJ27 Unit T1
Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp)
Chausseestraße 128/129
10115 Berlin
Dann ist klar, dass es ums Jamboree in Polen und konreter um die Unit T1 geht.
Voraussichtliche Kosten < 2.000 €
- Selbständig buchen
- Finance Team muss informiert werden
Ihr dürft euch selbständig Unterkünfte suchen und sie im Auftrag des rdp buchen (Wichtig: Bei Rechnungsadresse immer den rdp angeben!), d.h. eine*r aus eurem Team darf die Buchung unterschreiben.
Ihr müsst das Finance Team sofort bei Buchung informieren, dass ihr die Unterkunft gebucht habt und mit welchen Kosten ihr rechnet. Die Schätzung der Kosten kann auch ein von-bis sein. Schickt dazu den Belegungsvertrag und ggf. andere entsprechenden Unterlagen per E-Mail an finanzen@worldscoutjamboree.de. Wie immer: Bitte von eurer @units.worldscoutjamboree.de Adresse schicken und angeben, zu welcher Unit (Buchstabe-Nummer) ihr gehört. Tipps:
- Wenn ihr den unterschriebenen Belegungsvertrag an die Unterkunft schickt, schickt einfach im Anschluss eine Weiterleitung an finanzen@worldscoutjamboree.de.
- Es ist hilfreich, wenn auch in der Buchung eure Unit-Nummer (z.B. A1) auftaucht.
- Wenn eine Anzahlung fällig wird, die Rechnung dazu einfach mit dem Belegungsvertrag mitschicken, dann wird die Anzahlung direkt vom Kontingent bezahlt.
Wichtig: Schreibt bitte dazu, dass eine Anzahlung notwendig ist und mit welchem Verwendungszweck sie auf welches Konto (Empfänger-Namen nicht vergessen!) überwiesen werden soll.
Voraussichtliche Kosten ≥ 2.000 €
- Vergabedokumentation erstellen
- Vor Buchung Freigaben einholen (Unit Manager und Finance Team)
Liegen die voraussichtlichen Kosten bei 2.000 € oder mehr, dann dürft ihr nicht mehr selbständig buchen. Ihr müsst eine Vergabedokumentation erstellen, d.h. ihr müsst beschreiben, was für eine Unterkunft in welcher Gegend ihr gesucht habe und in der Regel müsst ihr die Angebote von drei Unterkünften vergleichen. Alle Angebote müssen zur Freigabe mit eingereicht werden. Die Angebote und die Dokumentation schickt ihr per E-Mail an euren Unit-Manager und an finanzen@worldscoutjamboree.de. Erst wenn ihr sowohl vom Unit-Manager als auch vom Finance Team eine Freigabe erhalten habt, dürft ihr auch buchen. Wenn ihr vorher bucht, ist das Kontingent nicht verpflichtet, für die entstehenden Kosten aufzukommen.
Anzahlung
In vielen Fällen wird mit dem Buchen einer Unterkunft auch eine Anzahlung fällig. Dazu müsst ihr schon für die Anzahlung von der Unterkunft eine Rechnung bekommen. Schickt diese einfach mit Bezug auf die Buchung an finanzen@worldscoutjamboree.de, dann wird die Anzahlung direkt vom Kontingent bezahlt. Bei einer Unterkunt für weniger als 2.000 € könnt ihr einfach die Rechnung zur Anzahlung mit der Buchung selber mitschicken, d.h. eine E-Mail reicht.
Auslagenerstattung – Sachkosten
Wenn ihr dem Kontingent Geld ausgelegt habt, z.B. weil ihr schon Programm-Material fürs erste Unit-Treffen gekauft oder eine Anzahlung fürs Unit-Treffen selber bezahlt habt, könnt ihr zusammen mit dem entsprechenden Belegen, euch das Geld wieder auszahlen lassen. Dazu müsst ihr das Sachkosten-Formular ausfüllen. Das Formular dient dazu, gegenüber den Kassenprüfern zu dokumentieren, dass ihr zwar selber Geld ausgegeben habt, das aber für das Jamboree (für eure Unit war). Es gibt ein paar wichtige Grundregeln beim Ausfüllen:
- Füllt das Formular am Computer aus und macht das nicht handschriftlich!
- Achtet sorgsam darauf, dass die IBAN vollständig zu sehen ist.
- Das Feld „sachlich / rechnerisch richtig“ muss unbedingt leer bleiben
- Bei Grund/Veranstaltung gebt immer auch „WSJ27“ und eure Unit-Kennung (Buchstabe-Nummer) mit an. Dann können wir die Anfrage schnell korrekt zuorden.
- Belege, die ihr nur in Papierform habt müsst ihr einscannen / lesbar fotografieren und in PDF-Form mitschicken
- Das ausgefüllte Formular und die Belege in PDF-Form schickt ihr dann unter Nennung eurer Unit von eurem units.worldscoutjamboree.de E-Mail-Postfach an finanzen@worldscoutjamboree.de
Auslagenerstattung – Reisekosten
Wenn ihr dem Kontingent Geld ausgelegt habt, z.B. weil ihr schon für ein Treffen im UL-Team ein Bahn-Ticket gekauft habt, könnt ihr zusammen mit dem entsprechenden Belegen, euch das Geld wieder auszahlen lassen. Dazu müsst ihr das Reisekosten-Formular ausfüllen. Das Formular dient dazu, gegenüber den Kassenprüfern zu dokumentieren, dass ihr zwar selber Geld ausgegeben habt, das aber für das Jamboree (für eure Unit war). Es gibt ein paar wichtige Grundregeln beim Ausfüllen:
- Füllt das Formular am Computer aus und macht das nicht handschriftlich!
- Achtet sorgsam darauf, dass die IBAN vollständig zu sehen ist.
- Das Feld „sachlich / rechnerisch richtig“ muss unbedingt leer bleiben
- Bei Grund/Veranstaltung gebt immer auch „WSJ27“ und eure Unit-Kennung (Buchstabe-Nummer) mit an. Dann können wir die Anfrage schnell korrekt zuorden.
- Belege, die ihr nur in Papierform habt müsst ihr einscannen / lesbar fotografieren und in PDF-Form mitschicken.
- Das ausgefüllte Formular und die Belege in PDF-Form schickt ihr dann unter Nennung eurer Unit von eurem units.worldscoutjamboree.de E-Mail-Postfach an finanzen@worldscoutjamboree.de
- Reisen mit dem PKW müssen immer begründet werden. Es gilt eine km-Pauschale von 0,20€/km und ein Limit von 130,00€ für die komplette Veranstaltung (also Hin- und Rückfahrt zusammen).